Mengenal Anggota Koperasi

Dalam usaha mengembangkan pinjaman produktif, maka langkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan inventarisasi anggota koperasi saat ini. Siapa saja mereka, apa saja usahanya dan bagaimana perkembangan usahanya, bagaimana potensinya dan lain sebagainya. Ini merupakan langkah pertama yang penting, karena sudah bukan rahasia lagi, banyak pengurus atau pengelola koperasi kredit atau simpan pinjam yang tidak mengenal anggotanya dan kegiatannya secara baik. Banyak anggota koperasi hanya dikenal berdasarkan angka nomor buku anggota saja. Pada saat ada anggota yang mau meminjam uang ke koperasi, maka perlu pencatatan dalam buku anggotanya, untuk itu perlu diketahui nomor anggotanya, lalu dicatat semua transaksi pinjaman, maupun simpanannya. Rasanya hanya sebanyak itu saja informasi yang dicatat dalam koperasi.Maka hanya nomor buku anggota saja yang secara umum diketahui oleh pengurus dan pengelola sebagai identitas anggota koperasi. Kalaupun ada informasi lain, banyak yang belum teradministrasi secara tertulis. Tidak jarang informasi tentang anggota mengandalkan ingatan para pengurus dan pengelola saja.

Untuk mengembangkan pinjaman produktif anggota, pengurus dan pengelola koperasi perlu mengenal dan memahami anggotanya lebih baik, tidak hanya sekedar nomor anggota. Dengan demikian pengurus dan pengelola koperasi membutuhkan banyak informasi anggotanya agar dapat membantu anggotanya mengelola dan mengembangkan usaha produktifnya.

Ada lima informasi penting tentang anggota dan usahanya yang perlu diketahui pengurus dan pengelola sebelum membuat program untuk membantu mengembangkan usaha anggotanya. Kelima informasi itu adalah informasi diri anggota dan keluarganya, kekayaannya atau hartanya, jenis dan perkembangan usahanya, potensi usahanya dan terakhir adalah catatan prestasi anggota dalam menyimpan dan meminjam.

1. DATA DIRI ANGGOTA

Data dan informasi tentang diri anggota dan keluarganya merupakan data yang pertama kali perlu diketahui.Data ini perlu sehingga pengurus dan pengelola dapat mengetahui latar belakang pribadi dan keluarga anggota, juga mengetahui cara yang paling efektif untuk menghubungi atau membina anggota apabila kelak diperlukan. Data ini meliputi: nama lengkap anggota, nama kecil atau pun alias, kemudian alamat tempat tinggal dan tempat bekerja berikut nama jalan, nomor rumah, RT/RW, kelurahan, kabupaten, propinsi dan nomor kode pos. Diperlukan juga nomor telepon, faksimili, e-mail (kalau anggota memilikinya), kemudian nama anggota keluarga dan tempat tinggal serta tempat kerjanya, ini meliputi data istri, anak dan tanggungan anggota lainnya. Data orang tua anggota dan istri perlu diminta lengkap dengan usia serta alamatnya.

Selanjutnya adalah identitas resmi seperti nomor KTP (Kartu Tanda Penduduk), data usia (tempat dan tanggal lahir), pekerjaan, pendapatan dari berbagai usahanya. Ada baiknya meminta foto kopi KTP untuk memudahkan pencatatan.

Kemudian data yang perlu diketahui adalah data mengenai usahanya, apa bidang usahanya, apakah bidang perdagangan, jasa konstruksi, pengolahan, kerajinan dll. Rincilah secara jelas bidang usaha itu sampai jenisnya, misalnya: perdagangan jenis kue kering, atau pengolahan (pabrik) dodol, kerajinan keramik, jasa foto kopi, jasa pemotretan dan lain sebagainya. Ada baiknya pengurus menetapkan sistem kode untuk setiap jenis usaha secara spesifik. Misalnya usaha jasa foto kopi diberi kode 101 (angka pertama untuk bidang jasa, dua angka berikutnya, dalam contoh 01, adalah nomor jenis jasa yaitu foto kopi). Dengan dimilikinya sistem penomoran usaha, maka pengurus akan dapat secara cepat mengelompokkan jenis usaha apa saja yang banyak dikerjakan oleh para anggotanya. Sistem komputerisasi data anggota akan sangat membantu pengelompokan ini.

2. DATA HARTA ANGGOTA

Informasi lain yang perlu diketahui untuk membantu mengembangkan usaha anggota adalah harta atau kekayaan atau modal yang dimiliki anggota. Kenalilah atau carilah data harta yang telah dimiliki anggota yang penting dan bernilai saja. Kalau harta anggota telah dipisahkan atas harta pribadi (keluarga) dan harta usaha, maka data keduanya perlu diketahui. Dalam banyak keadaan, harta pribadi anggota biasanya tidak dipisah dengan harta usaha. Harta yang perlu diketahui adalah tanah dan rumah, kendaraan (harta atau modal bergerak dan tidak bergerak), dapat juga berupa peralatan seperti: mesin jahit, alat pengelasan, alat pembubutan atau mungkin oven untuk memasak (yang terkait dengan jenis usaha). Milikilah data harta tersebut, berapa luasnya (untuk rumah dan tanah), di mana letaknya, berapa banyak dan berapa besar kapasitasnya (kalau peralatan). Bila anggota memiliki usaha foto kopi, maka kita perlu mengetahui berapa banyak mesin foto kopi dan berapa besar kapasitasnya.

Semua harta ini perlu diketahui usia, kondisi dan statusnya (kepemilikan). Untuk informasi mengenai lokasi, yang perlu diketahui adalah alamat keberadaannya, mungkin sama dengan alamat usahanya atau berada di tempat lain.

3. DATA JENIS DAN PERKEMBANGAN USAHA

Selanjutnya hal yang perlu diketahui adalah kapasitas usaha (besar usaha) anggota berdasarkan data besar omzet bulanan dalam unit dan rupiah. Berapa besar kapasitas yang telah dipergunakan, apakah sudah 100% kapasitas mesinnya terpakai, atau masih belum 100%? Kemudian besar biaya yang dikeluarkan untuk usaha tersebut, baik biaya langsung maupun tidak langsung, seehingga pengurus dapat mengetahui pendapatan kotor dan bersih anggota dari usahanya itu. Milikilah data ini untuk beberapa periode terakhir, misalnya tiga tahun terakhir.

Dari sisi biaya pastikan juga apakah ada pinjaman yang saat ini menjadi kewajiban anggota. Kalau ada, kepada siapa kewajiban itu, apakah kepada koperasi, bank atau kepada pihak lainnya. Berilah catatan khusus tentang itu apabila ada.

4. DATA POTENSI USAHA

Kemudian informasi lainnya adalah mengenai potensi usaha di masa datang. Tanya dan catatlah informasi dari anggota mengenai potensi usaha anggota di masa datang (paling tidak dua sampai tiga tahun yang akan datang). Berapa besar kira-kira peningkatan omzet yang mungkin dapat diperoleh. Siapa saja dan berapa besar pasar potensialnya. Apabila ingin berkembang seperti yang direncanakan, bagaimana dengan kapasitas usahanya sekarang, apakah memenuhi kebutuhan atau tuntutan usaha? Bagaimana perkiraan perkembangan biayanya? Berapa besar tambahan modal yang diperlukan?

Dengan demikian pengurus dan pengelola dapat memperkirakan kebutuhan tambahan modal atau pinjaman yang diperlukan anggotanya. Pada titik ini, pengurus perlu memeriksa sejauh mana efisiensi usaha anggotanya ini. Untuk ini pengurus atau pengelola perlu memiliki informasi umum mengenai standar tingkat efisiensi untuk setiap jenis usaha. Mintalah pendapat pakar atau ahli dalam bidang ini.

Catat juga kondisi umum setempat yang dapat mempengaruhi perkembangan usaha anggota, misalnya keadaan lingkungan setempat. Apakah lingkungan setempat memungkinkan perluasan usaha. Peraturan dan perijinan setempat juga perlu dicek, untuk memastikan bahwa kondisi setempat memungkinkan adanya perluasan usaha.

5. DATA PRESTASI ANGGOTA

Yang dimaksud dengan data prestasi anggota disini adalah prestasi anggota dalam menyimpan dan meminjam dari koperasi. Lihatlah catatan yang ada dan pindahkan ke dalam data prestasi anggota selama ini (paling tidak untuk 3 tahun terakhir). Berapa banyak dan berapa sering menyimpan, demikian juga berapa banyak dan berapa sering peminjaman dan pengembalian pinjaman. Apakah selama ini anggota pernah mengalami kesulitan dalam mengembalikan pinjaman? Kalau pernah menunggak, pertimbangkan alasannya atau sebabnya.

Sebenarnya akan baik juga apabila pengurus dan pengelola dapat mengetahui prestasi anggota dalam berhubungan dengan lembaga keuangan lainnya. Misalnya bank, apakah anggota itu pernah meminjam ke bank dan bagaimana prestasinya serta simpanannya. Dalam banyak kejadian hal ini sangat sulit diketahui. Kalau anggota adalah juga karyawan suatu perusahaan, pengurus dapat meminta informasi tambahan ke perusahaan tersebut mengenai status pinjaman anggota tsb ke perusahaan.